Интеграция  программного обеспечения – залог успешной автоматизации.

 

Вопрос при подходе построения автоматизированной системы  состоит в главном:

·       Разрабатывать свое собственное

·       Купить готовое  и выбросить существующее программное обеспечение

·       Интегрировать существующее на основе современной сетевой среды и добавить в неё необходимые дополнительные компоненты

 

Если Вы принимаете решение разрабатывать свое собственное, то наверняка у Вас есть в штате специалисты, которые глубоко понимают проблему и могут поставить задачу на основе предыдущего опыта автоматизации.

Если нет, то разработчику автоматизированной системы придется потратить ни мало времени для изучения специфики организации и затем анализа возможных вариантов решений. Сейчас это называется модным иностранным словом “консалтинг”. А по-русски  это - изучение объекта автоматизации и выработка технических требований.

Разрабатывая своё собственное программное обеспечение, необходимо заранее продумать, как его сопровождать. Зависимость от одного или двух профессионалов программистов может вылиться в приличные финансовые затраты в будущем.

 

Гораздо проще, если достаточно средств, приобрести готовое решение. Оно естественно не будет полностью удовлетворять потребности компании. И в конечном итоге придется постепенно приспосабливаться к приобретенному программному продукту. Зато в будущем можно будет сэкономить на сопровождении программ, серийные продукты, чаще всего, хорошо документированы, и в интернете можно найти много советов, как поступать в том или ином случае.

Это удачный подход, если у руководства компании есть желание потратить сразу достаточное количество денег и хватает упорства перестроить работу всех звеньев под новые условия, де-факто установленные в рамках программного продукта.

 

Современные средства построения автоматизированных систем позволяет выбрать третий путь – интеграция программных компонентов в единую автоматизированную систему.

Преимущества данного подхода заключаются в его демократичности по отношению к объекту внедрения. Во первых, отсутствует лозунг «Мы наш мы новый мир построим...» отбрасывая предыдущие наработки в автоматизации. Во вторых, самый дешевый не значит что не самый удачный. Внедряя только среду интеграции, на первом этапе, стоимость затрат для организации соизмерима с покупкой минимальной версии Windows NT. В третьих, такое программное обеспечение интегрируется в существующую компьютерную среду,  и его использование не потребует от исполнителей длительного специального обучения для его использования. Фактически сразу же после установки Вы используете преимущества интегрирующей среды.  Затем с помощью интерфейса интеграции приложений  встраиваете необходимую функциональность в существующее программное обеспечение (уже разработанное или приобретенное). Например, Вы используете программу регистрации входной и выходной корреспонденции, то после добавления в нее функций электронного архива, планировщика заданий и электронной почты, эта программа становится весьма современным средством управления документооборотом. Опять же пользователь этой программы претерпел минимальные изменения при внедрении.

Затраты на такую работу: Один обычный программист (VB, C, Delphi) максимум на одну неделю.

Такое постепенное внедрение дополнительных кубиков информационной системы  имеет одно неоспоримое преимущество: легко внедрять то что не вызывает сопротивления у пользователей. В результате примерная структура автоматизированной системы будет выглядеть таким образом:

 

 

 

Интенсификация в деловом мире растет. И поэтому внедрение программ, которые плохо адаптируются к изменяющимся требованиям внутри организации  не только не выгодно, но и не целесообразно. Так как они будут тормозить работу, а не способствовать увеличению производительности труда.

Наглядный пример высвобождения человеческого ресурса от рутинного поиска необходимой информации: Известный пакет бухгалтерского учета 1С имеет ряд преимуществ и недостатков  перед своими конкурентами. Один из способов существенного улучшения работы организации использующей этот пакет есть интеграция с пакетом группового управления Teamware офис. В результате все события, происходящие на предприятии: оплата, отпуск товара, производство товара, зачисление его на склад, и т.д. оперативно (в реальном времени) контролируются, и каждый учасник информационного процесса получает свою часть информации прямо на экран. И самое главное что, нет необходимости загружать 1С, искать соответсвующую проводку или таблицу. Информация поступает в электронный референт Teamware, который устанавливается на каждое рабочее место.

Вы разговариваете по телефону, а референт информирует Вас о состоянии того или иного счета или товара. Необходимо только включить компьютер и вся информация о событиях 1С, которые Вы выбрали, будет поступать на ваш экран через референта.  

В календаре можно просмотреть информацию о плане выполнения заказа, а в библиотеке найти все необходимые документы (поддерживаются все известные и новые стандарты форматов данных). Вся информация персонифицирована и никогда не возникает вопрос кому это принадлежит, и кто это сделал.

 

 

И в заключение несколько примеров интеграции интерфейсов:

 

 

Почта и библиотека Teamware внутри среды упраления доукментами

 

 

 

В данном случае функция Почты и Библиотеки  интегрированы в среду программы делопроизводства (регистрация и контроль прохождения документов).

За счет использования единого справочника организации (Справочник Teamware) оператору легко найти и выбрать исполнителей для документа и разослать им по почте уведомление о назначении. А также сохранить документ в библиотеке (базе данных документов).
Teamware Офис и Microsoft office (Word)

 

 

В данной интеграции практически все функции Teamware Офиса доступны не выходя из среды Microsoft Word. На примере видно что Вы можете делать с файлом: отправить по почте, положить в форум для обсуждения, сохранить в библиотеке, поставить под контроль календаря и привязать к выполнению данного документа других исполнителей, а также сделать для себя персональное напоминание в референте связанное с данным документом.